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Suivre les dettes de ses clients : la méthode de la balance âgée

Mis à jour le 19 octobre 2026 · 3 min de lecture

Dans la distribution, le crédit fait partie du métier : le boutiquier paie la livraison d'hier avec les ventes d'aujourd'hui. Le danger n'est pas la dette elle-même, c'est la dette qu'on laisse vieillir. Plus elle est ancienne, moins on la récupère.

Le vrai problème : l'ancienneté

Deux clients doivent chacun 250 000 F. Le premier doit les livraisons de cette semaine ; le second doit des livraisons d'il y a trois mois. Sur un tableau qui n'affiche que le total, ils se ressemblent. En réalité, le premier est un bon client, le second est en train de devenir une perte.

Une dette ancienne a de nombreuses raisons de ne jamais être payée : la boutique a fermé, le gérant a changé, le client conteste une livraison dont personne ne se souvient, ou il a simplement pris l'habitude de ne pas payer. C'est pourquoi il faut regarder l'âge des dettes, pas seulement leur montant.

La balance âgée, concrètement

La balance âgée range la dette de chaque client par tranche d'ancienneté. Les tranches les plus utiles pour un distributeur :

Lecture : le super marché B continue d'acheter, mais traîne 150 000 F de plus de deux mois. C'est lui qu'il faut traiter en premier, avant même l'alimentation C.

Pour la calculer, on considère que chaque paiement solde d'abord les ventes les plus anciennes. Ce qui reste dû correspond donc aux ventes les plus récentes, et on classe ce reste selon la date de ces ventes.

Fixer les règles du crédit avant de vendre

La plupart des impayés naissent d'un crédit accordé sans règle. Décidez, et écrivez :

• un plafond par client : le montant maximum qu'il peut devoir, fixé selon son historique et la taille de sa boutique ;
• un délai : par exemple, une livraison se paie au plus tard à la livraison suivante, ou sous 15 jours ;
• une règle de blocage : au-delà de 30 jours de retard, plus de nouvelle livraison à crédit, seulement au comptant ;
• qui peut faire une exception : le superviseur ou la direction, jamais le commercial seul.

Relancer au bon moment

Une relance efficace est régulière, polie et précise. Un rythme qui marche bien :

1. Au 7^e jour : un message WhatsApp courtois avec le relevé du client (ce qu'il a acheté, ce qu'il a payé, ce qu'il doit).
2. Au 30^e jour : un appel, puis une visite du commercial avec le relevé imprimé. On obtient une date de paiement.
3. Au 60^e jour : le crédit est bloqué et la direction appelle elle-même.

Le relevé change tout : le client voit des dates et des montants, pas un chiffre sorti de nulle part. Les contestations se règlent tout de suite au lieu de s'éterniser.

Suivre les promesses de paiement

« Je paie vendredi » n'a de valeur que si quelqu'un vérifie vendredi soir. Pour chaque promesse, notez la date et le montant promis. Le jour venu, on vérifie : promesse tenue, ou non tenue. Un client qui manque deux promesses de suite passe directement à l'étape suivante de relance.

Impliquer les commerciaux

Si les commerciaux sont payés ou primés sur le chiffre vendu, ils ont intérêt à vendre à crédit, même à des clients qui ne paient pas. Une partie de la prime calculée sur ce qui est encaissé, et non sur ce qui est vendu, change les comportements très vite.

Trois chiffres à suivre chaque semaine

• le total dû par vos clients ;
• la part de ce total qui a plus de 30 jours : c'est elle qui doit baisser ;
• le taux de recouvrement : ce qui a été encaissé sur la période, rapporté à ce qui était dû.